Un evento audiovisual puede ser la manera ideal de consolidar nuestra marca, lanzar un nuevo producto o servicio, la promoción de una actividad, la celebración de una fecha especial o simplemente la concienciación sobre un tema. La idea es que, cuando el público lo vea en directo, recuerde lo que ha visto durante mucho más tiempo que si se limitara a leer o escuchar información.
Un evento audiovisual de éxito debe planificarse desde el principio con un objetivo preciso en mente. Esto nos permitirá saber qué quiere exactamente de tu público y cómo puede alcanzar esta meta. Además, tener claro desde el inicio los pasos que debemos seguir nos evitará salirnos del presupuesto y realizar gastos innecesarios.
Consejos para producir un evento audiovisual exitoso
Determina el objetivo del evento
¿Se trata de generar ventas? ¿Aumentar la notoriedad de la marca? ¿O simplemente establecer nuevos contactos? Es importante que tengamos claras esas preguntas lo antes posible, ya que las respuestas nos ayudarán a tener una visión general de lo que esperamos conseguir. Podemos tomar como referencia eventos que hayan realizado otras empresas, estudiar las claves de por qué nos han impresionado tanto e intentar plasmarlas en el nuestro. También podemos realizar el ejercicio contrario, examinar un evento fallido para hacernos una idea de qué no deberíamos hacer en el nuestro.
Si nos centramos en el objetivo y evitamos todas aquellas acciones que se alejen de este, lograremos un evento audiovisual exitoso.
Fija el presupuesto para tu evento audiovisual
Una vez que sepamos cuál es el objetivo, podremos determinar cuánto dinero debemos gastar en nuestro evento. Por ejemplo, si queremos comunicar, probablemente tendremos que contratar a un presentador o animador profesional que sea capaz de atraer a los asistentes. También es crucial que prestemos atención al tipo de material audiovisual: Video, sonido, luces y decoración que necesitaremos para el evento.
Debido a nuestra experiencia en la realización de eventos audiovisuales, hemos podido comprobar la importancia de este apartado. Muchos sobrecostes provienen de no haber fijado y controlado el presupuesto en todo momento y haber improvisado más que lo que se debería.
Elige la fecha y el lugar del evento.
En cuanto a la elección de la fecha y el lugar de tu evento, es importante que elijamos un día apropiado para que la gente no tenga otras obligaciones que les impidan asistir a tu evento. Es aconsejable comprobar los eventos acoge la ciudad en la que celebraras tu evento, como, por ejemplo, partidos de futbol con alta atención mediática o ferias internacionales. Elegiremos también un lugar interesante para que los asistentes se sientan cómodos durante todas las actividades previstas para ellos durante el día.
También deberemos tener en cuenta otras cuestiones, como la cantidad de metros cuadrados necesarios, si será un espacio interior o exterior, si hay buena cobertura móvil o, por el contrario, tendremos que contratar un servicio de conexión wifi para los asistentes.
Crea una experiencia que enganche a tu público
Este es el más creativo de todos, pero, en cambio, puede llegar a ser el más difícil de alcanzar. Cuando organizamos un evento audiovisual, queremos que los asistentes capten el mensaje que queremos transmitir mientras disfrutan el momento.
¿De qué tamaño debe ser la pantalla? ¿Y la calidad del proyector? ¿Cuántos técnicos necesitaremos? Todas estas preguntas deben estar resueltas antes de empezar a producir el evento. Debemos centralizar toda la coordinación de esas variables y asignarlo a una persona, o grupo de personas, que tenga una visión clara. Nuevas tecnologías como la inteligencia artificial logran crear eventos diferenciadores.
Quizás necesitemos contratar a un motion grapher, para que diseñe y edite un vídeo lo suficientemente potente para impresionar a tu público. En EIKONOS tenemos una amplia experiencia planificando eventos audiovisuales de todo tipo, ya sean musicales, corporativos, culturales o en streaming, así que si necesitas asesoría para decidir qué tipo de evento necesitas, nosotros tenemos la solución.
La espectacularidad de un evento no reside únicamente en el despliegue técnico, también en la creatividad con la que se aplica. Dos eventos con el mismo equipo audiovisual pueden ser diametralmente opuestos. Por ello, más allá de la tecnología, es importante contar con profesionales experimentados.
Contar con un equipo de profesionales te permitirá, además, ahorrar dinero, ya que estos evitarán los sobrecostes y los errores de los que solo aprendes con la práctica.
Promociona tu evento a través de diferentes canales
Las redes sociales se han convertido en una herramienta imprescindible para promocionar eventos y atraer a varias generaciones que están acostumbradas a utilizarlas, además de que nos pueden ayudar a conseguir un gran impacto. Es importante tener en cuenta las características propias de cada red social, como Facebook, Twitter, TikTok o Instagram, para saber cuál es la mejor estrategia para cada una de ellas.
Teniendo todos estos tips en mente, las posibilidades de que el evento audiovisual sea exitoso aumentarán considerablemente. Pero si todavía te quedan dudas o quieres empezar a planificar un evento y no sabes por dónde empezar, en EIKONOS podemos ayudarte. Si necesitas que tu evento corporativo destaque por encima del resto o soporte técnico para que todo vaya como la seda, no dudes en contactar con EIKONOS.
