Un evento es un ecosistema formado por el cliente que lo encarga, la agencia que lo hace posible con todos sus proveedores, y el público que lo disfruta. La sincronía entre agencia y partner audiovisual es un factor determinante para que todo fluya del principio al final. Para alcanzarla, tendrán que acordar muchas decisiones a lo largo de las distintas fases de la organización de un evento.
El briefing del evento, el primer acuerdo
El inicio suele ser una llamada, un email o una reunión, o una cosa tras otra, en la que una agencia contacta con un proveedor audiovisual y le transmite el primer briefing del evento. En ese momento debe establecerse el primer acuerdo entre ambos, basado en la confianza, la transparencia y la profesionalidad.
Tanto si se trata de la primera vez que colaboran como si ya lo han hecho en otras ocasiones, hay que definir con precisión la meta a alcanzar desde el primer momento, no dar nada por entendido y esclarecer todas las dudas que puedan surgir por ambas partes.
El proveedor de soluciones audiovisuales tiene que entender todos los detalles del evento, desgranando las necesidades y las expectativas de la agencia, así como el perfil y los objetivos del cliente final. La agencia tiene que facilitar toda la información disponible sobre el evento, el público asistente, las características del lugar donde se desarrollará, el presupuesto y el calendario. Y ambos deben empezar a tomar las primeras decisiones, consensuando los criterios de calidad, seguridad, medioambientales y de inclusión que regirán el proyecto.
Cuando este primer acuerdo respecto al briefing se materializa, la sincronía entre la agencia y su partner tecnológico empieza a hacerse visible. Ya no es solo el resumen de un encargo, es la definición de un proyecto compartido.
La definición del proyecto técnico, el segundo acuerdo
Una vez que se ha establecido el primer acuerdo, el proveedor audiovisual debe elaborar el proyecto técnico que dará forma concreta a los requerimientos audiovisuales y de otras posibles aplicaciones tecnológicas del evento.
Además de listar todo el equipamiento necesario (vídeo, audio, pantallas LED, proyectores, pantallas interactivas, equipos de grabación y de edición, sistemas de conectividad…), el proyecto técnico debe incluir el diseño, la planificación, la logística, el montaje, el funcionamiento y el desmontaje de todo.
El proveedor debe presentar el proyecto técnico a la agencia, explicando los detalles y los porqués de cada una de las opciones propuestas. La agencia debe validar el proyecto, aportando sus sugerencias, modificaciones o correcciones. Si hay que hacer cualquier cambio, ahora es el momento más adecuado para plantearlo y realizarlo.
Con la aprobación del proyecto técnico, se alcanza el segundo acuerdo, basado en la creatividad, la innovación y la eficiencia. La sincronía ya ha tomado formas concretas tras muchas decisiones consensuadas. El evento ya no es solo un proyecto compartido, es la definición de un evento personalizado, único e irrepetible.
La ejecución del evento, el tercer acuerdo
Una vez que se ha aprobado el proyecto técnico, el proveedor audiovisual debe preparar todo el equipamiento y realizar con la agencia todos test necesarios. Se trata de confirmar que las decisiones tomadas hasta el momento han sido las correctas y hacer posibles ajustes.
Ya en el lugar del evento, empieza la cuenta atrás.
El partner audiovisual debe coordinarse con la agencia y con el resto de proveedores implicados, como el catering, la seguridad o el personal, para que todo fluya en el ecosistema del evento. Hay que efectuar el montaje, la puesta en funcionamiento, el control y, posteriormente, el desmontaje de todos los elementos tecnológicos, asegurando que todo funcione correctamente y resolviendo cualquier incidencia que pueda surgir.
Así la agencia puede olvidarse por completo de los audiovisuales y centrarse en atender a su cliente y a los asistentes al acto. Será la constatación del tercer acuerdo, basado en la colaboración y la satisfacción por el trabajo bien hecho.
Entonces sucederá algo mágico: la sincronía entre todo el ecosistema del evento será total, el cliente lo percibirá y los asistentes la disfrutarán.
Aunque de magia no tendrá nada, será el resultado de un sólido proyecto construido fase a fase, acuerdo tras acuerdo. Simplemente se habrán tomado las mejores decisiones colectivas de forma consensuada.
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