En un contexto digital como en el que estamos inmersos, donde el contenido audiovisual es cada vez más imprescindible y necesitamos buscar nuevas vías de diferenciación y persuasión. La producción audiovisual se ha vuelto una herramienta imprescindible para toda estrategia de marketing y comunicación en eventos. Esto se debe también a la necesidad de dar respuesta a las necesidades de un nuevo público más exigente y selectivo.
La producción audiovisual se define como el arte de crear eventos con elementos visuales, de audio y de luces que aporten una experiencia completa. Representa una herramienta para potenciar el mensaje que se quiere transmitir, ampliando enormemente la persuasión.
Además, la producción audiovisual juega un papel crucial en la retención y el recuerdo del mensaje que queremos transmitir. Diversos estudios han determinado que las imágenes son 60.000 veces más efectivas que los textos en la asociación de la memoria y en la generación de respuestas emocionales. Por otro lado, la combinación entre audio y vídeo aumenta la retención de la información en un 75%.
La calidad de la producción audiovisual, tiene un impacto positivo en la percepción del público sobre el evento y su satisfacción general. Los elementos audiovisuales contribuyen a que los asistentes se involucren más profundo en el evento y se logre, por tanto, una mejor consecución de los objetivos fijados para nuestro evento.
En un evento exitoso se encuentra el objetivo de lograr un mensaje que llegue correctamente al público y que perdure en el tiempo y en el recuerdo de las personas. Pero, además, es necesario proponer eventos que promuevan una experiencia distinta a lo conocido, tornándose memorable. La incorporación de la producción audiovisual en eventos es una forma de inmortalizarlos.
Las fases de la producción técnica audiovisual
Para que la producción audiovisual en un evento funcione y logre los resultados esperados, debe intervenir una serie de procesos y de perfiles profesionales. En este sentido, es un proceso que consiste en tres fases que te contamos a continuación:
Preproducción
La producción audiovisual requiere una historia que se pueda contar o una idea sobre la cual construir. Por eso, es la etapa en la que la agencia debe proponer un brief con una idea y el o la productor/a audiovisual en la preproducción, debe encontrar las maneras de convertir esa idea en realidad.
En relación con este último punto, en la fase de preproducción se debe recopilar información acerca de los recursos que van a ser necesarios para poder llevarla a cabo. Aquí se incluye la determinación de qué elementos técnicos van a ser necesarios para explicar la historia, qué personal técnico especialista va a tomar parte, el formato del evento, la cantidad de invitados, cómo adaptarse al venue – site inspection- y al contexto en el que nos encontremos, entre otras cosas.
El contexto es crucial, puesto que puede haber situaciones como manifestaciones, días festivos, restricciones o sobre todo partidos de fútbol (por ejemplo si juega el Barça será muy mala idea celebrar un evento en Catalunya el mismo día.), los cuales cambian sustancialmente cómo debemos planificar y llevar a cabo el evento.
Otros factores de la preproducción a tener en cuenta
También se deben tener en cuenta otros factores, como el número de asistentes y si estos acudirán de forma presencial u online o ambas. Siguiendo con los asistentes, dependiendo del carácter del evento, se debe plantear en esta fase la necesaria contratación de una agencia de comunicación para que se ocupe de complementar la convocatoria con personalidades relevantes del entorno económico, social y cultural de la ciudad dónde se celebra.
También hacer gabinete de prensa para persuadir a periodistas para que asistan al acto con el objetivo que escriban y divulguen desde los medios en los que trabajan los contenidos del evento. En el caso de ser un evento de team building o exclusivo para distribuidores de la marca, no será necesaria la dinamización de los invitados.
Es básico realizar el tech rider (hoja técnica donde se listan los equipos necesarios) y elaborar el presupuesto desglosando las necesidades que respondan a los aspectos planteados con anterioridad. El llamado entre compañeros “presu” debe ser aceptado por el cliente para seguir avanzando.
Con estos aspectos resueltos, se elabora el guion técnico, que consiste en la definición de las piezas audiovisuales que van a desarrollarse y los equipos audiovisuales necesarios.
En este punto la agencia de eventos, y la empresa de producción técnica audiovisual deben sentarse, desarrollar y plasmar el planning de montaje y desmontaje. Por su lado, la empresa de audiovisuales debe dar nombre y apellido, horarios y fechas a todos los técnicos definidos con anterioridad y reservar el equipamiento audiovisual descrito en el presupuesto.
También es necesario que la empresa de audiovisuales comparta con la agencia de content las características técnicas del equipamiento para que los contenidos se ajusten a las medidas, calidad y pixeles adecuados para sacar el mayor provecho a los equipos audiovisuales.
Producción o Fase EVENTO
La producción, como su nombre lo indica, es la fase en que se ejecuta lo que se ha propuesto en la preproducción. Implica la puesta en marcha de los profesionales técnicos y los equipos enumerados en el tech-rider previamente para poder ejecutar la idea.
De acuerdo con lo previsto en la idea original, en la producción se van a ejecutar todos los elementos audiovisuales del evento. Por eso, mientras mejor y más completa sea la fase de preproducción, más sencilla será la realización posterior y más claro tendrá el cliente las fases y acciones del desarrollo.
En esta fase hay que tener en cuenta que lo definido en la fase de preproducción coge vida y todos los elementos interactúan en directo y con público. Es en este momento es dónde trabajar con una empresa con experiencia y unos técnicos con bagaje puede marcar la diferencia entre éxito y fracaso del evento, ya que siempre pueden surgir imprevistos no calculados en la fase de preproducción.
Fase RECAP
Una vez terminado el evento, llega lo que se conoce como fase de RECAP: es el momento posterior en el que se deben tomar los datos y evaluaciones del evento para hacer una valoración. Es una etapa de análisis de lo ocurrido.
Pero, además, la fase RECAP de la producción audiovisual suele utilizarse para recopilarlas imágenes y videos que se han obtenido durante la ejecución del evento y para editar las diferentes piezas en los diversos formatos que requieren las diversas plataformas.
En esta fase, la agencia de comunicación debe trabajar en el clipping, recopilando todas las publicaciones que haya generado la acción de gabinete de prensa promovida por la agencia de comunicación.
La agencia de eventos, por su parte, debe divulgar las diferentes piezas a través de las RRSS de su cliente y otros canales de difusión como YouTube o Twitch. Estas piezas audiovisuales servirán para mantener el evento en el tiempo a través de su difusión.
Esto no solamente permite que las personas puedan retener mejor el evento, sino que también es una excelente forma de difundir el trabajo de la empresa y los eventos que es capaz de desarrollar.
Tipos de eventos en los que la producción técnica audiovisual es decisiva
Ahora que hemos visto cómo funciona una producción audiovisual en un evento, queremos hacer referencia a los tipos de eventos en los que esta puede ser decisiva.
Si bien el contenido audiovisual es cada vez más frecuente en las distintas instancias, lo cierto es que hay eventos que pueden beneficiarse especialmente de su incorporación. Estos son:
Eventos musicales
Los elementos audiovisuales siempre han sido habituales en los eventos musicales, contribuyen a generar una atmósfera y experiencia más completa. Estos funcionan como complemento de la música y de la performance de los artistas, añadiendo nuevos estímulos para el público mediante una mejora de la puesta en escena.
Desde la iluminación que acompañe a los artistas y el ritmo de la música, hasta sonorización y pantallas, muchas son las posibilidades que la producción audiovisual ofrece hoy en día para los eventos musicales. De hecho, no existe un evento musical destacado que no cuide el aspecto audiovisual del mismo modo que la propia música.
Eventos culturales
Tanto para los proyectos pequeños como para los de gran envergadura, los eventos culturales pueden nutrirse mucho de la producción audiovisual.
El contenido audiovisual puede contribuir positivamente a la experiencia que se le ofrece al público y a generar una jornada memorable, independientemente de la temática del evento en sí mismo.
Desde eventos teatrales hasta musicales, de danza, de circo e, incluso, eventos literarios o presentaciones, la producción audiovisual es de vital importancia en la transmisión de las emociones, aspecto primordial de cualquier producto cultural.
Congresos, ferias y stands
Los congresos, ferias y stands son eventos ideales para dar a conocer una marca, un producto nuevo, un lanzamiento o simplemente para establecer conexiones con otras empresas. Por lo tanto, uno de los objetivos principales es destacar y diferenciarse de la competencia.
Para lograrlo, la producción audiovisual es una gran aliada, como se ha mencionado en la introducción de este post. Todos los objetivos comunicativos en este tipo de eventos pasan por una necesidad básica: captar la mayor atención posible, y ya no es suficiente confiar solo en la cartelería. Debemos impactar en todos los sentidos de los asistentes.
La captación de la atención de los asistentes está estrechamente ligada con la sorpresa y la innovación. Durante un tiempo con un banner de cartón y con un buen diseño era suficiente para lograr estos propósitos. Sin embargo, una vez que estas técnicas se estandarizan, pasan desapercibidas para los usuarios. Por esta razón, hemos pasado de estos banners de cartón a, por ejemplo, banners Led con logos animados.
Existen numerosas tecnologías y combinaciones de estas para crear verdaderas experiencias audiovisuales, pantallas Led, kinetic balls, monitores táctiles, elementos sonoros, retransmisiones en vivo en pantallas gigantes, equipos de sonido para música en directo o sesiones de DJ, solo por nombrar algunos ejemplos.
Eventos corporativos
Los eventos corporativos son instancias orientadas a promover la empresa, sus productos y servicios. Por eso, la producción audiovisual que refuerza la identidad corporativa ante el público es, hoy en día, indispensable.
Esta permite un mayor acercamiento de la empresa al público y una mejora significativa en la capacidad de comunicar los valores y productos de la compañía. Además, dota a los negocios de otros valores como la profesionalidad o la vanguardia tecnológica, tan relevantes para cualquier target indistintamente.
Por ejemplo, si vamos a realizar una cena de fin de congreso, la decoración puede incluir elementos audiovisuales como pantallas gigantes que proyecten la marca del congreso y los logotipos de los patrocinadores en toda la sala para que sea más llamativa y sofisticada dicha comunicación. Además, se pueden crear proyecciones de videomapping sobre las mesas o la decoración que incluyan lemas de la conferencia o mensajes personalizados para los comensales.
Otro ejemplo de uso de la producción audiovisual en eventos corporativos es a través de la utilización de equipos de sonido y sistemas de iluminación. Estos elementos pueden ser utilizados para crear la atmósfera más adecuada para cada ocasión.
También existen opciones más disruptivas, como la utilización de realidad virtual o aumentada. Estas herramientas pueden utilizarse para crear experiencias interactivas y emocionantes para los asistentes, por ejemplo, con demostraciones interactivas o tours virtuales por la empresa.
Eventos deportivos
Si bien es cierto que los eventos deportivos convocan a millones de personas alrededor del mundo cada año, el propio público de estos tiende a ser cada vez más exigente, esperando que estos ofrezcan una mayor espectacularidad.
Por eso, desde hace tiempo, tanto los estadios como los circuitos deportivos han comenzado a nutrirse más de la producción audiovisual para ofrecer una experiencia más completa a su público.
El contenido audiovisual, en estos casos, habilita nuevas perspectivas de los eventos en desarrollo. Desde las pantallas outdoor gigantes que permiten transmitir detalles del evento deportivo que no podrían verse de otra manera, hasta pantallas LED móviles y autónomas que acercan más el evento al público, independientemente de su ubicación.
Eventos no presenciales o híbridos
Tras la pandemia de COVID-19, el formato no presencial o híbrido ha ganado cada vez más relevancia. Cualquier tipo de evento puede adecuarse y beneficiarse de la transmisión en vivo o en streaming.
Los eventos no presenciales o híbridos eliminan las limitaciones geográficas de los eventos presenciales y permiten ahorrar mucho dinero en aspectos como los gastos de viaje o la contratación de espacios más grandes. Sin embargo, dependerá del tipo de evento que queramos realizar, ya que en ocasiones necesitamos que sea más exclusivo o precisamos de una interacción cara a cara entre los asistentes.
En este punto, la producción audiovisual juega un papel decisivo. La elección del equipo adecuado, como los equipos de retransmisión en streaming, una iluminación adecuada y un buen equipo de captación de sonido son algunos de los elementos que nos permitirán generar un ambiente profesional, dinámico y atractivo. En un evento en vivo, no tenemos oportunidad de fallar.
Con la tecnología adecuada, el formato de streaming ofrece muchas posibilidades. Se pueden desarrollar cómodamente dinámicas de feedback desde el público e interactuar de manera eficaz con los distintos asistentes y con el ponente.
Además, se pueden aprovechar las posibilidades del medio para aumentar el alcance, por ejemplo a través de subtítulos en tiempo real, incluir efectos o gráficos audiovisualmente llamativos para apoyar el discurso, o disponer de ponentes hablando simultáneamente en distintas partes del globo.
Los factores clave que intervienen en la producción técnica audiovisual
Para que la producción audiovisual pueda dar los resultados esperados y contribuir positivamente al desarrollo del evento, deben intervenir distintos factores que son indispensables en este sentido.
Hablamos de los proveedores, la responsabilidad social corporativa (RSC) y la incorporación de técnicas disruptivas y originales que aprovechen bien las nuevas posibilidades tecnológicas.
Proveedores
Los proveedores representan uno de los puntos más importantes para la calidad final del evento. Por eso, es algo que se debe elegir analizando detenidamente el expertise de los mismos, los trabajos que hayan realizado previamente, el equipo audiovisual que lo conforma, entre otras cosas.
El expertise de los proveedores debe ir de la mano con la calidad del equipamiento propuesto. Debe ser el mejor equipo posible para la mejor situación, pues no es lo mismo las necesidades técnicas para un showroom que para una exposición.
También serán indispensables los dispositivos destinados a la iluminación, especialmente aquellos dispositivos LED que pueden consumir menos y, a la vez, estar dotados de posibilidades de automatización del movimiento y robótica para una mejor experiencia.
Sobre el sonido, también es importante escoger bien los equipos, teniendo en cuenta aspectos como la calidad de audio, la dimensionalidad de la sala, la audiencia, si es un concierto o un speach del CEO, etc.
En general, el proveedor debe poder contar con equipos de diversos tamaños y capacidades, a fin de escoger los más adecuados para las dimensiones de la sala y la audiencia y acorde al tipo de evento de que se trate en cada caso.
Responsabilidad Social Corporativa
En la actualidad, otro de los aspectos indispensables para que un evento funcione tiene que ver con la responsabilidad social corporativa (RSC). Esto se debe a que atravesamos un momento en que los usuarios optan y se orientan hacia aquellas marcas que buscan tener un impacto positivo social y medioambiental
Por eso, es importante inculcar y promover la realización de eventos que sean sostenibles y eco-responsables.
Hoy, empresas como EIKONOS desarrollan proyectos que apuestan por la eficiencia energética. Para ser eficaz energéticamente debes contar con un excelente productor técnico que calcule al detalle la energía de cada elemento audiovisual. Siendo esta acción decisiva para limitar el gasto energético a lo necesario.
De esa manera, se llevan a cabo eventos que minimizan al máximo las consecuencias negativas para el medio ambiente. Las marcas se pueden acercar a las nuevas expectativas de los usuarios utilizando por ejemplo generadores de gas o los battery pack de 35 kw.
EIKONOS ha logrado minimizar su impacto medioambiental gracias a su enfoque empresarial circular. Ha puesto empeño en desarrollar una actividad que no genere residuos, y una maquinaria que usa exclusivamente electricidad, además de ser totalmente reutilizable.
Técnicas disruptivas
Los avances tecnológicos se deben aplicar a los eventos, y permanecer a la vanguardia es indispensable para mantener el factor sorpresa con los asistentes. En este sentido, la incorporación de las tendencias audiovisuales y técnicas innovadoras y disruptivas es muy importante para el éxito de un evento.
Aquí se pueden incluir aspectos como la inteligencia artificial para eventos, el videomapping o la realidad aumentada, entre otros. Son técnicas que aportan a las empresas ese grado de asombro y de originalidad que necesitan los eventos y, sobre todo, permiten la creación de nuevas y más potentes emociones en los asistentes. Las emociones son, en última instancia, el objetivo último de cualquier evento.
La producción audiovisual técnica de la mano de EIKONOS
Considerando lo mencionado anteriormente, si lo que se quiere es tener éxito con un evento que pueda quedar en el recuerdo de los asistentes y que construya emociones y recuerdos positivos, es indispensable trabajar con los proveedores adecuados.
Con más de 40 años de proyectos a sus espaldas y satisfaciendo a miles de clientes, EIKONOS es el proveedor que estás buscando. Se trata de una empresa de servicios audiovisuales plenos que trabaja con la última tecnología, personal cualificado y especializado, dedicación e ingenio, logrando creaciones de valor para los clientes y logrando que sus eventos sean inolvidables.
¿Quieres realizar un evento memorable? Consúltanos y haremos realidad tus deseos.
