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Cómo planificar un evento audiovisual.

Primeros pasos sobre la planificación de eventos audiovisuales

Eventos audiovisuales  |       

Vivimos sumidos en la era digital pero detrás de cada pantalla, de cada Smartphone, Tablet y ordenador hay una persona a la que le gusta acudir a conciertos, visitar museos, relacionarse socialmente y conocer a los clientes y proveedores de su empresa. Es por ello que los eventos siguen siendo importantes en todo calendario corporativo ya que en muchos casos de ellos depende la percepción que se proyecta de la marca. De ahí que se recomiende una correcta planificación de eventos audiovisuales como herramienta para la captación y fidelización de clientes.

Contamos con una gran cantidad de opciones para lograrlo. En función de nuestros objetivos podremos trabajar un formato u otro:

  • talleres presenciales
  • presentación en la oficina o en un espacio alquilado
  • ferias
  • pop ups
  • webinars
  • videoconferencias
  • showrooms
  • eventos lúdicos: deporte, música, exposiciones de arte…

Para definir un evento audiovisual debemos tener en cuenta estos pasos. ¿Los conoces?

6 claves para organizar un evento audiovisual desde cero

  1. Planificación del evento: es el punto más importante al momento de organizar un evento audiovisual. Define qué es realmente lo que buscas con este acto: ¿más visibilidad? ¿branding? ¿vender? ¿dar a conocer un nuevo lanzamiento? ¿ampliar tu cartera de distribuidores? Una vez lo tengas claro, escoge un lugar adecuado que te facilite alcanzar el objetivo (feria, sala de exposiciones, hotel, oficina…) y verifica que está dotado con la infraestructura audiovisual que necesitas. Establece las partidas presupuestarias que lo componen y toma la decisión de si lo vas a gestionar internamente o necesitarás contratar a un proveedor experto en eventos.
  2. Elección del equipo técnico: no hay nada más bochornoso como organizador de eventos que, durante un acto público, falle la conexión, la imagen o los micrófonos. Evita que estos imprevistos contratando a un equipo técnico que te acompañe durante todo el evento y te asista en todo lo que puedas necesitar.  
  3. Diseño del evento audiovisual: teniendo en consideración que la tecnología es cambiante y continuamente surgen novedades, solamente la creatividad marcará la diferencia. Considera usar técnicas como la proyección y la iluminación para crear atmósferas y sensaciones diversas en un mismo lugar.
  4. Storytelling: crea una historia que gire en torno al evento. Así brindarás a los espectadores una experiencia que no olvidarán en mucho tiempo.
  5. Checklist: revisa todo lo anterior para constatar qué elemento puede faltar y qué puede echar en falta el espectador. Haz pruebas de grabación, sonido, iluminación y ensayos con el equipo de técnicos.
  6. Ejecución y evaluación: llegada la fecha del evento, crea un ambiente de bienvenida para los asistentes. Puedes utilizar piezas audiovisuales, contenido en vídeo que puedes retransmitir en Pantallas LED, tecnologías como la realidad virtual… Al  finalizar el evento, evalúa y revisa todas las acciones hechas (previstas o no), la reacción del público asistente y si surgió algún imprevisto. Así detectarás los puntos de mejora para contemplar en el próximo evento.

Si buscas una empresa profesional para la planificación de eventos audiovisuales en Eikonos encontrarás a los mejores profesionales. Te ayudaremos a planificar, diseñar y ejecutar el evento. ¡Hablemos!

Eikonos instalaciones audiovisuales fijas
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