El Plan de Organización Técnico está diseñado para optimizar la productividad y minimizar el gasto en producciones audiovisuales. A continuación, ofrecemos seis estrategias fundamentales para disminuir costes y elevar la eficacia.
Etapas para desarrollar correctamente un plan de organización técnico para tu evento audiovisual
Definir la Envergadura y los Objetivos del evento.
A la hora de realizar un plan de organización técnico, los objetivos son muy diferentes entre un concierto musical y una presentación de un nuevo producto, o entre una conferencia técnica y un desfile de moda. Podemos tener objetivos comerciales, de ocio o de conocimiento entre otros.
Además de los objetivos, tenemos que conocer el número de asistentes que tiene previsto el evento, el venue o sala donde se va a realizar y sus condiciones acústicas, condiciones de ventilación, toma eléctrica, salidas de emergencia, y servicios de accesibilidad.
En un mundo cada vez más inclusivo tenemos la responsabilidad de procurar que todas las personas tengan facilidades para recibir el mensaje. La envergadura nos define qué elementos técnicos necesitamos incluir en el Plan de Organización Técnico.
Recursos Humanos y Técnicos necesarios
Después de saber el tamaño y objetivos hay que hacer una definición precisa del equipo técnico necesario, con máximo detalle para que todo el equipo planificado funcione a la perfección.
Entre las clasificaciones del material podemos definir equipos de sonido, de video, de iluminación, de proyección, grabación audiovisual, streaming y efectos especiales.
No hay que poner ni excesivo ni insuficiente material técnico. No podemos pensar en lo que necesitamos estrictamente, sino también en lo que en algunos casos podamos necesitar según nos dice la experiencia. Puede suceder que tengan que hablar más invitados en un debate de los previstos inicialmente. Asimismo, en el listado de material técnico hay que tener alternativas de reserva o backup por si alguna parte del equipo técnico tuviera una avería. Tenemos que tener líneas de reserva y elementos que nos permitan sustituir rápidamente material susceptible de accidente involuntario o avería.
Todo el material que necesitamos en un evento debe estar operado por profesionales de cada sector, que serán quienes con su buen criterio profesionalidad y conocimiento harán que todo funcione correctamente. La poca profesionalidad pone en peligro desde el buen resultado del evento y el buen funcionamiento del equipo técnico hasta la resolución de posibles problemas imprevistos.
Presupuesto
Otra parte fundamental a la hora de realizar un plan de organización técnico es acomodar el presupuesto ajustando al máximo las diferentes alternativas de alquiler de materiales. De bien poco servirá una gran calidad de mesa de sonido si por otro lado vamos a reproducir el sonido con unos altavoces y micrófonos de baja calidad. Hay que computar en los presupuestos los posibles trabajos de técnicos, desplazamientos, asimismo deberemos cumplir con los requisitos legales de sostenibilidad que harán más atractivo el evento.
Logística
La logística será la que hará que todo funcione de forma coordinada. Su trabajo es de vital importancia para llevar a cabo desde el montaje inicial hasta la finalización del evento. La buena organización logística va en consonancia con el cumplimiento de la normativa de seguridad en el trabajo. Todos los detalles de la producción técnica están interconectados con la logística. Desde la comunicación entre diferentes operadores, dirección y actores y oradores hasta los desplazamientos, asistencias y/o catering. Por ello, es de vital importancia que nuestro plan de organización técnico sea lo más detallado y exhaustivo posible.
Ensayos y comprobaciones
Es crucial programar todas las pruebas y ensayos necesarios, reservando el tiempo suficiente para evaluar cada elemento. Esto permite ajustar detalles o hacer cambios menores en el guion y la secuencia de eventos si fuera necesario. Los ensayos aseguran que el evento transcurra sin contratiempos, permitiéndonos identificar y rectificar cualquier aspecto para que todo se desarrolle según lo planeado.
Simulación Digital del Evento
Una herramienta valiosa en la preproducción es el uso de representaciones gráficas y simulaciones por ordenador. Estas simulaciones, ya sea en 2D o 3D, facilitan una visión más precisa de cómo se integrarán los distintos componentes del evento, como el sonido, la iluminación y el contenido visual, posibilitando ajustes o mejoras a las ideas iniciales.
Un plan de organización técnico sin fisuras con EIKONOS
En Eikonos, contamos con técnicos profesionales y el equipamiento técnico esencial para asegurar el éxito de cualquier evento, manteniendo un presupuesto adecuado. La formación continua de nuestro personal y la actualización constante de nuestros equipos de sonido, iluminación y proyección son pilares de nuestro trabajo. Nos distinguimos por una comunicación ininterrumpida con nuestros clientes, la innovación permanente y un espíritu de colaboración que refleja nuestros valores. El trato cercano de nuestra empresa familiar, respaldado por un equipo de profesionales altamente cualificados, es nuestra garantía de excelencia en la producción de eventos.
