Todos aquellos que se dedican a la organización de eventos audiovisuales, así como esas personas que por motivos de trabajo o de una manera privada han tenido que organizar un evento social en algún momento, saben lo complicado que es que todo salga perfecto.
Pero si algo exigen los eventos es precisamente eso, que no haya espacio para el error o la duda. Antes de la cita hemos de tener el control de cada elemento: invitaciones, accesos, señalética, staff, material audiovisual…
Para hacer más fácil la labor de organizar con éxito un evento audiovisual de carácter social hemos preparado un checklist básico que vale la pena tener a mano para repasar antes del gran momento.
Pasos para la organización de un evento social
Antes de nada, hemos de definir con nuestro equipo los objetivos del evento. A quién nos dirigimos, qué buscamos con el mismo y qué mensaje queremos lanzar.
En lo que respecta a la antelación con la que se debe comenzar a organizar un evento social en cada detalle, dependerá de factores como: el concepto, la localización, el tipo de espacio o el número de asistentes.
1. Definición del objetivo: piensa en un hito a conseguir que motive la organización del evento. Debes determinar cuál es ese concepto que define y da sentido a la jornada.
2. Planifica con tiempo suficiente: elige cuál es el espacio más idóneo para la cita. Habrá que tomar la decisión de si es en interior o exterior y cuánto público albergará. Valora tus propias oficinas como emplazamiento si tienes un espacio disponible, dado que servirá de estupendo escaparate para mostrar tu empresa y puede ahorrar muchos costes.
3. Contrata a una empresa especializada. Salvo que tengas un background brillante gestionando eventos, lo recomendable siempre es externalizar el servicio a una compañía con experiencia. En Eikonos nos avalan 30 años gestionando actos y congresos. Pide información y te asesoramos.
4. Material audiovisual. En un entorno donde la tecnología prima, no escatimes en herramientas de audio e imagen de última generación, mostrando la mejor cara de tu compañía. Contempla el alquiler de equipos si es necesario.
5. Cuida cada detalle: catering, sponsors, personal, merchandising,… Mima a tus asistentes antes, durante y después del evento, recuerda que sin ellos el evento no tiene sentido.
6. Enriquece el evento: crea actividades relacionadas con la causa social, motiva a los asistentes, propón un programa de recaudación de fondos para una organización vinculada al motivo social…
¿Quieres organizar un evento audiovisual de carácter social?
