En el nostre blog ja hem parlat vàries vegades de la importància que té rodejar-se dels millors professionals en l’organització d’un esdeveniment corporatiu espectacular.
Gràcies a això, els resultats seran molt diferents als que es poden obtenir quan l’esdeveniment l’organitza un directiu molt professional en el seu camp però amb poca experiència en l’organització d’esdeveniments. En aquest sentit, la figura del event planner s’han convertit en fonamental per aconseguir un esdeveniment exitós.
Com a promotor de l’esdeveniment tindràs molt a dir i moltes idees que aportar. En aquest sentit et deixem alguns consells per l’organització d’esdeveniments i convencions corporatives. Tot i així, en quan a l’apartat logístic i d’organització i planificació pura i dura, necessitaràs ajuda per organitzar un esdeveniment, molta ajuda… Aquí entra en joc el event planner.
Quina és la funció del event planner?
La figura del event planner és molt necessària al llarg d’aquest procés per organitzar convencions i esdeveniments de comunicació corporativa. Concretament, un bon event planner haurà de complir dos objectius bàsics d’ajuda per organitzar un esdeveniment:
1.- Organitzar i planificar tot l’esdeveniment, a més de proveir tot el que pugui succeir, fallar o aparèixer sense previ avís. El event planner s’encarregarà d’estudiar la teva idea per el succés i a partir d’aquí trobar la millor ubicació i instal·lacions, gestionar l’avís o el convit als assistents, organitzar els espais, planificar les ponències… A part, en aquest sentit e seu treball també consistirà en contactar amb els diferents actors que poden intervenir en un esdeveniment com els proveïdors audiovisuals com EIKONOS, empreses de càtering pre a servir als assistents, un servei de neteja eficient…
En quan a la previsió, resulta un factor important i és imprescindible tenir-ho en compte ja que qualsevol imprevist pot suposar un desastre pel nostre esdeveniment. Per exemple, què passa si fallen les connexions wifi i els assistents no poden tenir accés a internet?, quines altres possibilitats tenen per connectar-se?
Són factors importants que poden succeir (no tots, però alguns segurament passin, ja ho diu la Llei de Murphy) i que poden marcar la diferència entre un bon esdeveniment i un esdeveniment espectacular.
2.- Trobar la major rentabilitat possible al succés. Aquest serà un altre dels objectius bàsics en l’organització de l’esdeveniment. És imprescindible que el event planner s’adeqüi perfectament al pressupost destinat a l’esdeveniment, i que no el perdi de vista en cap moment. El pressupost és el que és, i per tant, tot ha d’ajustar-se a aquest.
És més, en la mesura del possible, a més d’ajustar-se al pressupost, ha de fer el que pugui per reduir la inversió. Aquesta extra d’eficiència pot ajudar-te a reduir les despeses de l’esdeveniment i a millorar la rendibilitat del mateix. Aquest sí que suposaria un autèntic èxit en el treball d’un bon event planner!