Para organizar un evento corporativo actualmente, no se pueden pasar por alto los medios audiovisuales. Atrás quedaron aquellos eventos en lo que el público se sentaba durante horas delante de una pantalla viendo pasar diapositivas una tras otra.
Hoy en día, los eventos corporativos se han convertido en acontecimientos dinámicos, fluidos y entretenidos para ponentes y también para la audiencia, y en este sentido, los medios audiovisuales juegan un papel fundamental.
Cómo participan los medios audiovisuales en un evento
Aunque cada vez estamos más acostumbrados a despliegues audiovisuales de todo tipo, todavía queda mucho recorrido y muchas opciones para sorprender a los asistentes, y cualquier elemento se puede utilizar como un nuevo canal de transmisión de información que potencien las cualidades y mensajes del evento.
Por ejemplo, las paredes ya no son simples y lisas, sino que ya se utilizan como pantallas en las que proyectar contenido, animaciones e información. Para hacer el evento más corporativo, en las paredes se pueden proyectar los colores de la imagen corporativa y grafismos; además de utilizarse diseños específicos del evento o nuevos claims que se van a usar durante un periodo de tiempo. Si nos fijamos en eventos de grandes empresas o en las ferias más importantes del país, veremos claros ejemplos al respecto.
Por otro lado, además del vídeo, la decoración y la iluminación, no podemos olvidar la importancia de los equipos de sonido en cualquier evento corporativo. Además de transmitir el mensaje de los ponentes, también se usa como refuerzo musical, intentando siempre usarlo como una vía que debe facilitar la transmisión del mensaje sin molestar ni entorpecer.
El silencio también puede ser una herramienta más (y potente) en el proceso de transmisión; y por ello también debe tenerse en cuenta al organizar un evento corporativo para usarlo a nuestro favor.
Integrar al ponente en la presentación
La tecnología audiovisual sigue evolucionando e incorporando nuevas formas de interacción. Como decíamos al principio, un evento ya no se limita al pase de diapositivas. Es más, sería un completo error hacerlo disponiendo de la tecnología y medios audiovisuales actuales.
La interacción entre el ponente/presentador y la presentación/mensaje es parte importante para involucrar al público en aquello que sucede en escena. Un ejemplo claro es el reconocimiento gestual, una tecnología que permite cambiar los mensajes o información que vemos en pantalla gracias al movimiento del presentador.
Además, este año se prevé, va a ser el año de la realidad aumentada, una nueva tecnología con la que el ponente no interactúa únicamente con la presentación, sino que se integra en ella, ofreciendo nuevas posibilidades de imagen dentro de sus eventos corporativos.
¿Cómo interactúa el asistente a un evento corporativo?
En el afán por involucrar a la audiencia, es necesario facilitar formas de interacción también entre la ponencia y los asistentes. Esto se puede conseguir de diferentes formas que consigan hacerles partícipes de aquello que se comunica.
A ninguno nos pillará por sorpresa la participación a través de Twitter y las redes sociales. Todos los eventos corporativos que se organizan hoy en día cuentan con un Hashtag propio que sirve no sólo para hacer difusión del mismo. Además, permiten que los asistentes puedan transmitir sus preguntas, cuestiones o comentarios al ponente para tratarlos con el resto de asistentes.
Si queremos ir un paso más allá y contamos con un presupuesto que nos permita hacerlo, desarrollar una aplicación participativa para smartphones puede ser un gran paso en esa línea.
El Mobile Word Congress que se celebra anualmente en Barcelona es el mejor ejemplo de cómo utilizar una aplicación propia para dispositivos móviles: no se limita únicamente a facilitar la comunicación de asistentes y ponentes. Además de eso, es una guía completa, portátil y gratuita del evento con mapa de los expositores, horario de las conferencias y también información sobre transportes, vías de acceso, etc.
El presupuesto será la base sobre la que empezar a construir y organizar un evento corporativo, contando con los medios audiovisuales necesarios para que realmente sea efectivo en aquello que nos interesa. En este sentido, la experiencia y el compromiso de EIKONOS en la organización de eventos audiovisuales y en la innovación tecnológica son garantías para obtener un resultado satisfactorio.
