La tecnología ha eliminado las cuatro paredes que, tradicionalmente, albergan eventos en un mismo espacio. Las presentaciones híbridas son la tendencia actualmente, y con ello nos referimos a eventos y presentaciones que se celebran en un espacio al que pueden acudir los asistentes, pero también cuentan con un componente virtual gracias retransmisiones en directo del evento vía Internet, lo que conocemos como streaming.
El auge de estas presentaciones híbridas ha venido impulsado principalmente por dos factores:
- La creciente adopción de la sociedad de la tecnología.
- El intento por reducir los costes del evento (organización y asistencia).
Ya se trate de una gran conferencia internacional, o una pequeña presentación corporativa interna, no cabe duda de la importancia que juegan aquí los equipos audiovisuales. Por ello hemos preparado estos consejos que hay que saber cuándo estás buscando materiales audiovisuales para presentaciones de éxito:
1. La calidad del audio es de suma importancia. Un sonido débil será muy molesto, especialmente para los asistentes virtuales, y eso reduce su compromiso con aquello que se explica.
También es importante tener en cuenta que todos los asistentes deben poder oír correctamente a las personas que no sean el presentador principal; por ejemplo, si una persona está haciendo una pregunta y no tiene un micrófono, la audiencia virtual no puede escucharlo.
2. Comprueba que tienes el ancho de banda suficiente. La conexión a Internet determina la cantidad de datos pueden ser transmitidos y a qué velocidad. Si no hay una conexión suficiente, la audiencia virtual recibirá una señal de muy baja calidad que puede hacer que desconecten.
3. Decidir si hacen falta cámaras y cuántas. En una pequeña presentación en una oficina seguramente no hagan falta, pero si hablamos de grandes presentaciones con repercusión internacional, harán falta cámaras, ya no solo para el streaming, sino también para realizar cambios de planos en la presentación, mostrar detalles, etc.
4. Involucra a toda la audiencia. Si durante la presentación vas a utilizar videos con su pista de sonido, ¿cómo lo vas a compartir con el público a distancia?
La prioridad cuando existen limitaciones presupuestarias o de producción, debe ser que todos los asistentes puedan ver y escuchar el evento en perfectas condiciones, y que puedan enviar comentarios y preguntas. La interactividad también forma parte de las presentaciones y siempre resulta interesante que el ponente pueda recibir feedback por parte de los asistentes (físicos y virtuales) a través de Twitter o de una app de comunicación.
También es recomendable que se desarrolle contenido específicamente para la audiencia virtual, que puede servir para rellenar momentos durante las pausas de la presentación y para favorecer su atención. En este sentido, puede resultar muy interesante ofrecer esos espacios a los sponsors y patrocinadores del evento para que puedan incluir publicidad. En ocasiones nos centramos demasiado en el evento a nivel de empresa y olvidamos que los patrocinadores también necesitan sus espacios y tiempos para promocionarse.
5. Céntrate en los objetivos de la reunión. Lo más importante a tener en cuenta es saber qué tecnología audiovisual tiene más sentido para alcanzar los objetivos del evento.
¿Quieres anunciar un producto? ¿Esperas aumentar la contratación de un servicio? ¿Vas a presentar los resultados económicos de tu empresa del último año? Sea cual sea la tecnología o los equipos audiovisuales que estés utilizando, todo ello debe estar al servicio de hacer la reunión más eficaz, y no buscar sólo el factor sorpresa.
