El alquiler de material audiovisual para un evento puede parecer sencillo pero, nada más lejos de la realidad. Dada la gran cantidad de oferta del mercado y la velocidad a la que avanza la tecnología, se necesita asesoramiento profesional para saber los errores a evitar en el alquiler de material audiovisual.
No serías el primero que se confía en el montaje, no sabe delegar, manipulación de equipos de sonido inapropiada, proyectores que no sirven para una sala de reuniones o dejar la gestión de micrófonos en manos inexpertas. Todo ello, puede crear el caos durante una ponencia o exposición.
En ese momento hay poco que hacer, salvo que hayamos contratado la asistencia de un equipo de técnicos con experiencia.
En Eikonos te ayudamos a definir el material audiovisual que necesitas. Así solo deberás preocuparte por el control del evento y que todo salga según lo planificado.
Errores más comunes en alquiler de material audiovisual
- Ausencia de firma de un contrato: cuando se efectúa el alquiler de material audiovisual, muchas veces se obvia la elaboración de un documento donde se determine en detalle el tipo de equipo y durante cuánto tiempo será utilizado. En muchos casos priman las prisas que no ayudan cuando hay un desperfecto en el material que no habíamos visto o surge un percance y desconocemos las consecuencias.
- No tener un presupuesto definido: determina de cuánto dinero dispones para el alquiler del material audiovisual. Igual que tienes muy claras las partidas presupuestarias para otros aspectos como marketing, personal, alquiler de local, decoración, ponentes… incluye desde el principio el coste del material.
Los productos audiovisuales, como son las luces, el sonido o las imágenes influyen directamente en las emociones así que no subestimes el material audiovisual, porque de él dependerá en parte el éxito del evento y la percepción que el público o clientes tienen de él y de tu marca.
- Escoger la primera empresa: generalmente se hace la contratación del alquiler a la primera empresa que nos recomienden aunque no sepamos si realmente se ajusta a nuestras necesidades. Estudia otras posibilidades del mercado, años de experiencia que esta lleve en el mundo de la producción de eventos, con qué tipo de clientes ha operado, envergadura de los eventos en los que ha participado,…
- Elegir lo más barato. De la misma manera que nunca elegirías un salón de actos por el precio, no tomes la decisión de esa manera cuando hablamos de alquiler de material. Dentro del mundo de la tecnología, contamos con un abanico muy grande de posibilidades. No se trata tampoco de escoger lo más costoso, sino de saber elegir la mejor solución a nuestras necesidades. En ello influye el tipo de evento, el tamaño, número de asistentes, si es en cerrado o al aire libre, si necesitamos traductores, si habrá ponentes, tamaño de las pantallas…
