Para la celebración de una convención resulta necesaria una perfecta organización.
La gestión de eventos es muy exigente y no hay espacio para el error. Cualquier mínimo detalle debe conocerse y disponer de alternativas igualmente válidas si ello lo requiere.
Lograr organizar una convención a la perfección requiere de una planificación estratégica y la definición de las tácticas que va a ejecutar cada equipo de personas implicado: equipo de comunicación, equipo técnico, logística, esponsorización… Incluso después del encuentro, será importante realizar un seguimiento y medir resultados.
Pero ¿por dónde empezamos? ¿Cómo organizar una convención? ¿Qué pasos se deben seguir?
Pasos a seguir en la organización de una convención
1. Objetivos
Antes de nada, hay que definir qué buscamos con nuestro evento. Tener claros los objetivos que se persiguen: fines informativos, comerciales, divulgativos, educativos, para estrechar lazos en la organización, ocio…
2. Fecha y lugar
Un elemento importante que marcará mucho las necesidades posteriores es si la convención es en un recinto interior o exterior. La segunda opción es más agradable y vistosa, especialmente en meses de buen clima, pero asume que conlleva complicaciones a nivel organizativo y especialmente en materia audiovisual, puesto que tendremos que contar con pantallas aptas para exterior y soluciones de audio adaptadas al entorno.
3. Cantidad y perfil de asistentes
Si la convención es muy grande, cuenta con que limitarás de forma importante los espacios adaptados para grandes eventos. A ello suma si cuentas con ponencias o no, dado que necesitarás hueco para su celebración, escenografía, mesas redondas, etcétera.
4. Soluciones tecnológicas
La organización de convenciones corporativas generalmente requiere de gran cantidad de medios audiovisuales para generar el impacto que se desea entre los asistentes. Busca los mejores expertos en eventos audiovisuales como es el caso de Eikonos. Contamos con 30 años de experiencia que se traduce en seguridad y confianza en todo el proceso de la organización del evento.
5. Equipo técnico
Detrás de cualquier evento hay un grupo de profesionales que a través de su trabajo y experiencia aportan los conocimientos necesarios para que cada detalle se cumpla sin error; y uno de esos detalles es la producción audiovisual. Debemos tener en cuenta que todo lo que percibe el asistente al evento a través de la vista y el oído, que esté relacionado de forma directa con algún sentimiento, emoción o sensación depende totalmente de este aspecto.
6. Crea un plan de horarios y actividades
La sincronización es un punto clave para que todo salga bien. No dejes nada al azar y haz todas las pruebas que sean pertinentes hasta tener la garantía de que todo está en su sitio. Convoca a la organización para dar una charla técnica previa al evento, coordina al presentador, ponentes, quién se encargará de los traslados y el plan de contingencia en caso de que falle algún elemento.
¿Tienes alguna duda que resolver sobre cómo organizar una convención o un evento y disponer del material audiovisual adecuado en cada caso? ¡Hablemos!
