Los más de 30 años de experiencia en el sector audiovisual, han permitido que en EIKONOS hayamos aprendido la rutina de todo el proceso que conlleva la organización de un acto importante. Desde la planificación, hasta la ejecución e incluso la evaluación, todos los pasos son relevantes para que un evento tenga éxito y no quede nada en el tintero.
Manteniendo siempre unas pautas de actuación, en base a cinco pasos sencillos, sabremos en qué hemos fallado y cómo podemos hacerlo la próxima vez para mejorar la consecución de los objetivos y conseguir organizar un evento audiovisual de calidad.
1. Planificar
Si no hemos planificado una acción, no tendremos la seguridad de saber si vamos por buen camino. Este primer paso nos permite definir el reason why de nuestro producto (en este caso, un evento), es decir saber por qué motivo lo estamos haciendo, cuál es la meta.
Dentro de esta fase, empezaremos a cerrar cuestiones como la ubicación y fecha, programación y presupuesto. También es importante determinarel equipo que necesitarás para llevarlo todo a cabo.
En este último punto, saber quién será nuestro equipo de técnicos profesionales encargados de los sistemas audiovisuales será decisivo. Debemos asegurarnos de quesean personas con experiencia y competencias necesarias, involucradas y preparadas para cualquier cambio a corto plazo.
Junto con el equipo de técnicos, definiremos qué recursos audiovisuales serán necesarios: pantallas gigantes, pantallas de LED, proyectores…
2. Definir la estrategia promocional del evento
Una vez tenemos asegurada la primera fase y empezamos a visualizar el evento en nuestra mente, llega el momento de bajar las ideas y darles cuerpo.
Para definir la estrategia promocional, tendremos que recuperar la meta y objetivos definidos en la planificación y desarrollarlas mediante técnicas y estrategias de marketing y promoción, como la creación de una página web o los perfiles de las redes sociales que nos ayuden a difundir el evento.
Piensa en tu público objetivo y cómo le gusta que conecten con él.
3. Hacer un checklist
Este tercer paso supone una revisión previa al evento de todo lo planificado anteriormente.
Necesitamos realizar pruebas de todo lo que vamos a llevar a cabo en directo y ponernos en situación al 100% para ver qué elemento nos falta y qué es lo que nuestro espectador puede echar de menos.
Es muy importante revisar el contenido audiovisual y hacer las pruebas de sonido, iluminación, grabación y ensayos necesarios con nuestro equipo de técnicos. Entre algunos aspectos, se deberán analizar la adecuación de los dispositivos e instalaciones, saber el rol de cada uno de los profesionales para que no quede ningún puesto sin cubrir, así como la programación que habrá que seguir para no saltarnos ningún paso.
Revisa también cómo está arrancando la estrategia promocional para ver si las acciones planteadas están dando resultados.
4. Ejecutar
Llega el momento de la verdad. Los asistentes empiezan a invadir el espacio del evento y los técnicos profesionales deben estar preparados para crear un ambiente de bienvenida con un equipo de sonido o la reproducción de vídeos o imágenes para despertar la curiosidad a todo el público.
Una vez se cierren puertas, solo queda ejecutar todo lo que hemos planificado anteriormente y disfrutar del trabajo bien hecho.
Si tu equipo audiovisual está realmente implicado y cuenta con la experiencia necesaria, no te apures si surge algún imprevisto ya que aportarán grandes alternativas que solucionen el problema.
5. Evaluar
Después de todo lo que hemos hecho para que el evento tenga éxito, no podemos dejarlo pasar sin más. Debemos revisar cada una de las acciones y decisiones que hemos escogido para detectar nuestros puntos fuertes y débiles y poder mejorar en próximos proyectos.
¿Hemos escogido correctamente la meta y objetivos? ¿Los hemos alcanzado? ¿Hemos recuperado la inversión? ¿Qué dicen la prensa y los asistentes? ¿Hubo algún momento de falta de organización que podríamos haber resuelto de otra manera? ¿Tuvimos algún problema técnico?
¿Necesitas asesoría técnica en el próximo evento? Cuéntanos tu proyecto te proporcionaremos soluciones creativas y audiovisuales con garantía de éxito. ¡Hablemos!
