Cuando preparas un presupuesto audiovisual para tu evento, debes ir más allá y no sólo pensar en cuánto dinero vamos a gastar en el decorado, la iluminación o el sonido. Para asegurarnos de que obtenemos el máximo valor y los mejores resultados, es esencial tener un sólido conocimiento de las capacidades de la tecnología, por lo que nuestra empresa de eventos audiovisuales resulta básica.
Por este motivo, en este artículo os queremos dejar 5 consejos que deberemos tener en cuenta para que nuestro evento audiovisual sea todo un éxito:
1.- Busca la creatividad en tu proveedor audiovisual
Cuando contratamos un proveedor de audiovisual, buscamos tradicionalmente servicio, precio y confianza. Todas son buenas medidas de una empresa audiovisual de calidad, pero para realmente hacer justicia a su evento, la creatividad tiene que ser una parte central de su oferta de productos.
Los avances en la proyección y la tecnología de iluminación de eventos hacen que el viejo modelo de negocio de simplemente contratar a cabo y el engranaje de funcionamiento para un cliente ya no es un nivel adecuado de servicio. El principal impulsor de este cambio conceptual en el mercado ha sido el desarrollo de tecnologías como el mapping 3D, por ejemplo.
2.- Comparte tu visión del evento
Tener una visión clara de la sensación estética y el tono del evento es crucial en esta etapa de pre-producción. Podemos crear un pequeño storyboard del evento como un director de cine, discutir temas y las imágenes con su personal clave y equipo audiovisual… Una buena compañía audiovisual debe ser capaz de llevar a la práctica cualquier idea creativa.
3.- Piensa en digital
Habla con tu compañía audiovisual sobre los métodos para mejorar digitalmente tu evento. ¿Pueden sorprender digitalmente en la conferencia con proyecciones y luego transformar el mismo espacio para una cena de gala? Casi cualquier cosa es posible, y una conversación en profundidad con un profesional del diseño es muy valiosa para ayudar a dirigir nuestro pensamiento en las etapas de planificación.
La creación de un evento audiovisual multimedia impulsado desde cero hasta puede parecer un proceso largo pero los resultados representan un mejor retorno de la inversión. Elementos de branding digital o contenido de la presentación no sólo se pueden utilizar en un evento específico, sino también transportados a eventos o lugares similares sin ningún coste adicional.
4.- Vuélvete móvil
Casi todo el mundo ahora tiene un Smartphone en su bolsillo. Estos teléfonos inteligentes ahora pueden no sólo registrar el contenido de nuestro evento, sino también interactuar con él. Una compañía audiovisual debe tener un montón de nuevas ideas sobre cómo hacer este trabajo para su evento para ofrecer un mayor compromiso con el público.
Una tecnología pueden ser las aplicaciones que permitan realizar un sondeo entre el público y al instante mostrar resultados agregados en una pantalla principal. Para los asistentes, información importante, como horarios, mapas y mensajes clave debe ser fácilmente accesible desde una aplicación o página web.
5.- Piensa más que en números
Tu presupuesto audiovisual ahora tiene el potencial para ofrecer resultados mucho más allá de la fecha del evento en sí. Todos tus clientes, empleados y/o delegados son emisores, compartiendo sus impresiones, imágenes y vídeos a través de sus redes.
Dedicar tiempo y creatividad en el inicio de la planificación de tu evento audiovisual nos puede aportar beneficios a largo plazo. Llegar al centro del mensaje, imaginar la mejor forma posible de ponerlo en práctica, e invertir para conseguir los mejores resultados serán las 3 reglas que deberemos cumplir para conseguir un evento audiovisual exitoso.