Vivim capficats en l’era digital però darrere de cada pantalla, de cada Smartphone, tauleta i ordinador hi ha una persona a la qual li agrada acudir a concerts, visitar museus, relacionar-se socialment i conèixer als clients i proveïdors de la seva empresa. Per aquest motiu, els esdeveniments segueixen essent importants en tot calendari corporatiu perquè en molts casos depèn d’ells la percepció que es projecta de la marca. Per això es recomana una correcta planificació d’esdeveniments audiovisuals com a eina per a la captació i fidelització de clients.
Comptem amb una gran quantitat d’opcions per aconseguir-ho. En funció dels nostres objectius podrem treballar un format o un altre.
- tallers presencials
- presentació a l’oficina o a un espai llogat
- fires
- pop ups
- webinars
- videoconferències
- showrooms
- esdeveniments lúdics: esport, música, exposicions d’art…
Per a definir un esdeveniment audiovisual hem de tenir en compte aquests passos. Els coneixes?
6 claus per a organitzar un esdeveniment audiovisual des de zero
- Planificació de l’esdeveniment: és el punt més important en el moment d’organitzar un esdeveniment audiovisual. Defineix què és el que busques realment amb aquest acte: més visibilitat? Branding? Vendre? Donar a conèixer un nou llançament? Ampliar la teva cartera de distribuïdors? Una vegada ho tinguis clar, escull un lloc adequat que et faciliti assolir l’objectiu (fira, sala d’exposicions, hotel, oficina…) i verifica que està dotat amb la infraestructura audiovisual que necessites. Estableix les partides pressupostàries que el componen i pren la decisió de si ho gestionaràs internament o bé necessitaràs contractar un proveïdor expert en esdeveniments.
- Elecció de l’equip tècnic: No hi ha res més vergonyós com a organitzador d’esdeveniments que, durant un acte públic, falli la connexió, la imatge o els micròfons. Evita aquests imprevistos contractant un equip tècnic que t’acompanyi durant tot l’esdeveniment i t’assisteixi en tot el que puguis necessitar.
- Disseny de l’esdeveniment audiovisual: tenint en consideració que la tecnologia és canviant i sorgeixen novetats contínuament, només la creativitat marcarà la diferència. Considera utilitzar tècniques com la projecció i la il·luminació per a crear atmosferes i sensacions diverses en un mateix indret.
- Storytelling: crea una història que giri al voltant de l’esdeveniment. Així brindaràs als espectadors una experiència que no oblidaran en molt de temps.
- Checklist: revisa tot l’anterior per a constatar quin element pot faltar i quin pot trobar a faltar l’espectador. Fes proves de gravació, so, il·luminació i assajos amb l’equip de tècnics.
- Execució i avaluació: una vegada arriba la data de l’esdeveniment, crea un ambient de benvinguda per als assistents. Pots utilitzar peces audiovisuals, contingut en vídeo que pots retransmetre en Pantalles LED, tecnologies com ara la realitat virtual… Quan finalitzi l’esdeveniment, avalua i revisa totes les accions que s’hagin fet (previstes o no), la reacció del públic assistent i si va sorgir algun imprevist. Així detectaràs els punts de millora per a contemplar al pròxim esdeveniment.
Si busques una empresa professional per a la planificació d’esdeveniments audiovisuals a Eikonos trobaràs els millors professionals. T’ajudem a planificar, dissenyar i executar l’esdeveniment. Parlem!