Amb el fi de crear un esdeveniment cultural amb diversos ponents i assistents necessitaràs abandonar la teva zona de confort, fer-te moltes preguntes i cometre alguns errors. En lloc de centrar-te només en la venta d’entrades, has de construir un esdeveniment cultural que afavoreixi l’assistència de gent de tot el món.
Hi ha tres regles fixades que han de complir-se per a organizar un esdeveniments cultural, tot i que també es poden modificar i adaptar a qualsevol tipus d’esdeveniment.
#1. Fixa els objectius de l’esdeveniment
Assegura’t de crear una meta, uns objectius i unes estratègies abans de començar amb l’organització. Quina és la missió de l’esdeveniment?, quins objectius em plantejo?, quina estratègia seguirem?
Hi ha moltes classes d’esdeveniments cultural i amb diferents fins, les possibilitats poden ser infinites. Marcar un objectiu i una estratègia clara que ens ajudi a aconseguir-ho serà una part fonamental del procés inicial d’organització. A partir de la definició d’aquests punts podrem començar a treballar en els següents.
#2. Dissenya un esdeveniment acord
Una vegada tinguem clars els objectius i les estratègies del punt anterior, podrem començar a dissenyar com volem que sigui l’esdeveniment.
Tracta de dissenyar un esdeveniment en funció del target al que desitgis arribar per captar el seu major interès, pots incloure un ponent interessant, activitats d’oci a l’aire lliure, interacció off-line i on-line, etc.
“Pregunta’t com pots fer el teu esdeveniment més útil pel teu públic objectiu.”
Tracta d’incloure elements interactius que fomentin la participació dels assistents. Vols que en una conferència els assistents es limitin a escoltar?, vols que en una exposició el públic camini i ja està, o prefereixes que tots ells visquin experiències que quedin en el seu record?
En aquest sentit, els mitjans audiovisuals et poden ajudar a trobar un element diferenciador capaç d’animar als assistents. A part de ser unes eines fonamentals per transmetre el missatge.
#3. Promociona el teu esdeveniment
Si ja tens el teu esdeveniment definit i clar, és el moment de donar-li la promoció que necessita per arribar al públic objectiu.
Aquest aspecte dependrà molt del pressupost del que disposis en el teu esdeveniment cultural per anunciar-lo en els diferents mitjans. Hi ha agències especialitzades en publicitat que a través de la creativitat poden crear campanyes molt efectives i innovadores o bé utilitzar els medis tradicionals.
En aquesta fase hem de tornar-nos a preguntar sobre com és el nostre esdeveniment. Es tracta d’un esdeveniment internacional i/o de gran envergadura?, és un esdeveniment privat i exclusiu? Els mitjans tan tradicionals com les convencionals hauran d’adequar-se als nostres objectius i estratègies per arribar al públic que desitgem. En aquest cas no ens importa la quantitat dels usuaris si no la qualitat dels mateixos.
En definitiva, tots aquests aspectes de l’esdeveniment vindran definitius per la regla número 1. Serà en funció de la meta podrem establir un disseny acord amb l’esdeveniment cultural i trobar la forma més òptima de promocionar-lo.