La tecnologia ha eliminat les quatre parets que, tradicionalment, alberguen esdeveniments en un mateix espai. Les presentacions híbrides són la tendència actualment, i amb això ens referim a esdeveniments i presentacions que es celebren en un espai al que poden acudir els assistents, però també compten amb un component virtual gràcies a retransmissions en directe de l’esdeveniment via Internet, el que coneixem com streaming.
L’auge d’aquestes presentacions híbrides ha vingut impulsat principalment per dos factors:
- La creixent adopció de la societat de la tecnologia.
- El intent per reduir els costs de l’esdeveniment (organització i assistència).
Ja es tracti d’una gran conferència internacional, o una petita presentació corporativa interna, no hi ha cap dubte de la importància que juguen aquí els equips audiovisuals. Per això hem preparat aquests consells que cal saber quan estàs buscant materials audiovisuals per a presentacions d’èxit:
1. La qualitat del àudio és de gran importància. Un so dèbil serà molt molest, especialment pels assistents virtuals, i això redueix el seu compromís amb allò que s’explica.
També és important tenir en compte que tots els assistents han de poder sentir correctament a les persones que no siguin el presentador principal; per exemple, si una persona està fent una pregunta i no té un micròfon, l’audiència virtual no pot escoltar-ho.
2. Comprova que tens l’ample de banda suficient. La connexió a Internet determina la quantitat de dades poden ser transmeses i a quina velocitat. Si no hi ha una connexió suficient, l’audiència virtual rebrà una senyal de molt baixa qualitat que pot fer que es desconnectin.
3. Decidir si calen càmeres i quantes. En una petita presentació en una oficina segurament no faci falta, però si parlem de grans presentacions amb repercussió internacional, faran falta càmeres, ja no només pel streaming, si no també per realitzar canvis de plans en la presentació, mostrar detalls, etc.
4. Involucra a toda la audiencia. Si durant la presentació utilitzaràs vídeos amb la seva pista de so, com ho compartiràs amb el públic a distància?
La prioritat quan existeixen limitacions pressupostàries o de producció, ha de ser que tots els assistents puguin veure i escoltar l’esdeveniment en perfectes condicions, i que puguin enviar comentaris i preguntes. La interactivitat també forma part de les presentacions i sempre resulta interessant que el ponent pugui rebre feedbak per part dels assistents (físics i virtuals) a través de Twitter o d’una app de comunicació
També és recomanable que es desenvolupi contingut específicament per a l’audiència virtual, que pugui servir per omplir moments durant les pauses de la presentació i per afavorir la seva atenció. En aquest sentit, pot resultar molt interessant oferir aquests espais als sponsors i patrocinadors de l’esdeveniment per a que puguin incloure publicitat. A vegades ens centrem massa en l’esdeveniment a nivell d’empresa i ens oblidem que els patrocinadors també necessiten els seus espais i temps per a la promoció.
5. Centra’t en els objectius de la reunió. El més important a tenir en compte és saber quina tecnologia audiovisual té més sentit per aconseguir els objectius de l’esdeveniment.
Vols anunciar un producte? Esperes augmentar la contractació d’un servei? Presentar els resultats econòmics de la teva empresa d’aquest últim any? Sigui quina sigui la tecnologia o els equips audiovisuals que estiguis utilitzant, tot això ha d’estar al servei de fer la reunió més eficaç, i no buscar només el factor sorpresa.
