Per a la celebració d’una convenció resulta necessària una perfecta organització. La gestió d’esdeveniments és molt exigent i no hi ha espai per a l’error. Qualsevol mínim detall s’ha de conèixer i disposar d’alternatives igualment vàlides en el cas de requerir-les.
Aconseguir organitzar una convenció a la perfecció requereix d’una planificació estratègica i la definició de les tàctiques que executarà cada equip de persones implicat: equip de comunicació, equip tècnic, logística, esponsorització… Fins i tot després de la trobada, serà important realitzar un seguiment i mesurar els resultats.
Però, per on comencem? Com organitzem una convenció? Quins passos s’han de seguir?
Passos a seguir en l’organització d’una convenció
1. Objectius
Abans de res, cal definir què busquem amb el nostre esdeveniments. Tenir clars els objectius que es persegueixen: fins informatius, comercials, divulgatius, educatius, per a estrènyer llaços amb l’organització, oci…
2. Data i lloc
Un element important que marcarà molt les necessitats posteriors és si la convenció és en un recinte interior o en exterior. La segona opció és més agradable i vistosa, especialment en mesos de bon clima, però comporta complicacions a nivell organitzatiu i especialment en matèria audiovisual, ja que haurem de comptar amb pantalles aptes per a exterior i solucions d’àudio adaptades a l’entorn.
3. Quantitat i perfil d’assistents
Si la convenció és molt gran, compta que limitaràs de forma important els espais adaptats per a grans esdeveniments. A això, suma si comptes amb ponències o no, atès que necessitaràs un lloc per a la seva celebració, escenografia, taules rodones, etcètera.
4. Solucions tecnològiques
L’organització de convencions corporatives generalment requereix de gran quantitat de mitjans audiovisuals per a generar l’impacte que es vol entre els assistents. Busca els millors experts en esdeveniments audiovisuals com és el cas d’Eikonos. Comptem amb 30 anys d’experiència que es tradueix en seguretat i confiança en tot el procés de l’organització de l’esdeveniment.
5. Equip tècnic
Darrere de qualsevol esdeveniment hi ha un grup de professionals que a través del seu treball i experiència aporten els coneixements necessaris perquè cada detall es compleixi sense errors; i un d’aquests detalls és la producció audiovisual. Hem de tenir en compte que tot el que percep l’assistent a l’esdeveniment a través de la vista i l’oïda, que estigui relacionat de forma directa amb algun sentiment, emoció o sensació depèn totalment d’aquest aspecte.
6. Crea un pla d’horaris i activitats
La sincronització és un punt clau perquè tot surti bé. No deixis res a l’atzar i fes totes les proves que siguin pertinents fins a tenir la garantia de que tot està en el seu lloc. Convoca a l’organització per a donar una xerrada tècnica prèvia a l’esdeveniment, coordina al presentador, ponents, qui s’encarregarà dels trasllats i el pla de contingència en cas que falli algun element.
Tens algun dubte que resoldre sobre com organitzar una convenció o un esdeveniment i disposar del material audiovisual adequat en cada cas? Parlem!
