Els més de 30 anys d’experiència en el sector audiovisual, han permès que a EIKONOS haguem après la rutina de tot el procés que comporta la organització d’un acte important. Des de la planificació, fins a l’execució i inclús l’avaluació, tots els passos són rellevants per a que un esdeveniment tingui èxit i no quedi res en el tinter.
Mantenint sempre unes pautes d’actuació, en base a cinc passos senzills, sabran en què hem fallat i com podem fer-ho la pròxima vegada per millorar la consecució dels objectius i aconseguir organitzar un esdeveniment audiovisual de qualitat.
1. Planificar
Si no hem planificat una acció, no tindrem la seguretat de saber si anem per bn camí. Aquest primer pas ens permet definir el reason why del nostre producte (en aquest cas, un esdeveniment), és a dir, saber per quin motiu ho estem fent, quina és la meta.
En aquesta fase, començarem a tancar qüestions com la localització i la data, programació i pressupost. També és important determinar l’equip que necessitaràs per dur-ho tot a terme.
En aquest últim punt, saber qui serà el nostre equip de tècnics professionals encarregats dels sistemes audiovisuals serà decisiu. Hem d’assegurar-nos de que siguin persones amb experiència i competències necessàries, involucrades i preparades per qualsevol canvi a curt termini.
Junt amb l’equip de tècnics, definirem quin recursos audiovisuals seran necessaris: pantalles gegants, pantalles de LED, projectors…
2. Definir l’estratègia promocional de l’esdeveniment
Una vegada tinguem assegurada la primera fase i comencem a visualitzar l’esdeveniment a la nostra ment, arriba el moment de treure les idees i donar-li’s forma.
Per definir l’estratègia promocional, tindrem que recuperar la meta i objectiu definits a la planificació i desenvolupar-les mitjançant tècniques i estratègies de màrqueting i promoció, com la creació d’una pàgina web o els perfils de les xarxes socials que ens ajudin a difondre l’esdeveniment.
Pensa en el teu públic objectiu i com li agrada que connectin a ell.
3. Fer un checklist
Aquest tercer pas suposa una revisió prèvia a l’esdeveniment de tot el planificat anteriorment.
Necessitem realitzar probes de tot el que portem a terme en directe i posar-nos en la situació al 100% per veure quin element ens falta i què és el que el nostre espectador pot trobar a faltar.
És molt important revisar el contingut audiovisual i fer les proves de so, il·luminació, gravació i assajos necessaris am el nostre equip de tècnics. Entre alguns aspectes, s’haurà d’analitzar l’adequació dels dispositius i instal·lacions, saber el rol de cada un dels professionals per a que no quedi cap lloc sense cobrir, així com la programació que haurà de seguir per no saltar-nos cap pas.
Revisa també com està arrancant l’estratègia promocional per veure si les accions plantejades estan donant resultats.
4. Executar
Arriba el moment de la veritat. Els assistents comences a envair l’espai de ‘esdeveniment i els tècnics professional han d’estar preparats per crear un ambient de benvinguda amb un equip de so o la reproducció de vídeos o imatges per despertar la curiositat a tot el públic.
Una vegada es tanquen les portes, només queda executar tot el que hem planificat anteriorment i gaudir del treball ben fet.
Si el teu equip audiovisual està realment implicat i compta amb l’experiència necessària, no t’apuris si sorgeix algun imprevist ja que aportaran grans alternatives que solucionin el problema.
5. Evaluar
Després de tot el que hem fet per a que l’esdeveniment tingui èxit, no podem deixar-ho passar sense més. Hem de revisar cada una de les accions i decisions que hem escollit per detectar els nostres punts forts i dèbils i poder-los millor en pròxims projectes.
Hem escollit correctament la meta i objectius? Els hem aconseguim? Hem recuperat la inversió? Què diu la premsa i els assistents? Va faltar organització en algun moment? Vam tenir algun problema tècnic?
Necessites assessoria tècnica en el pròxim esdeveniment? Explica’ns el teu projecte, et proporcionarem solucions creatives i audiovisuals amb garantia d’èxit. Parlem!
