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¡Necesito ayuda para organizar un evento! Lo que necesitas es un event planner

¡Necesito ayuda para organizar un evento! Lo que necesitas es un event planner

Eikonos, Eventos audiovisuales  |   , , ,     

En nuestro blog ya hemos hablado en varias ocasiones de la importancia que tiene rodearse de los mejores profesionales en la organización de un evento corporativo espectacular.

Gracias a ello, los resultados serán muy diferentes a los que se pueden obtener cuando el evento lo organiza un directivo muy profesional en su campo pero con poca experiencia en la organización de eventos. En este sentido, la figura del event planner se ha convertido en fundamental para conseguir un evento exitoso.

Como promotor del evento tendrás mucho que decir y muchas ideas que aportar. En este sentido te dejamos algunos consejos para la organización de eventos y convenciones corporativas. Sin embargo, en cuanto al apartado logístico y de organización y planificación pura y dura, vas a necesitar ayuda para organizar un evento, mucha ayuda… Aquí entra en juego el event planner.

¿Cuál es la función del event planner?

La figura del event planner es muy necesaria a lo largo de este proceso para organizar convenciones y eventos de comunicación corporativa. Concretamente, un buen event planner deberá cumplir dos objetivos básicos de ayuda para organizar un evento:

1.- Organizar y planificar todo el evento, además de preveer todo lo que pueda suceder, fallar o aparecer sin previo aviso. El event planner se encargará de estudiar tu idea para el acontecimiento y a partir de ahí encontrar la mejor ubicación e instalaciones, gestionar el aviso o la invitación a los asistentes, organizar los espacios, planificar las ponencias… Además, en este sentido su trabajo también consistirá en contactar con los diferentes actores que pueden intervenir en el evento como los proveedores audiovisuales como EIKONOS, empresas de catering para servir a los asistentes, un servicio de limpieza eficiente…

En cuanto a la previsión, resulta un factor importante y es imprescindible tenerlo en cuenta ya que cualquier imprevisto puede suponer un desastre para nuestro evento. Por ejemplo, ¿qué pasa si fallan las conexiones wifi y los asistentes no pueden acceder a internet? ¿Qué otras posibilidades tienen para conectarse?

Son factores importantes que pueden suceder (no todos, pero algunos seguramente sucedan, ya lo dice la Ley de Murphy) y que pueden marcar la diferencia entre un buen evento y un evento espectacular.

2.- Encontrar la mayor rentabilidad posible al acontecimiento. Este será otro de los objetivos básicos en la organización del evento. Es imprescindible que el event planner se amolde perfectamente al presupuesto destinado al evento, y que no lo pierda de vista en ningún momento. El presupuesto es el que es, y por lo tanto todo debe ajustarse a él.

Es más, en la medida de lo posible, además de ajustarse al presupuesto, debe hacer lo que pueda por reducir la inversión. Este extra de eficiencia puede ayudarte a reducir los gastos del evento y a mejorar la rentabilidad del mismo. ¡Esto sí que supondría un auténtico éxito en el trabajo de un buen event planner!

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