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Eventos audiovisuales  |       

Con el fin de crear un evento cultural con diversos ponentes y asistentes vas a necesitar abandonar tu zona de confort, hacer un montón de preguntas y cometer algunos errores. En lugar de centrarte sólo en la venta de entradas, debes construir un evento cultural que favorezca la asistencia de gente de todo el mundo.

Hay tres reglas que deben cumplirse para la organización de eventos culturales, aunque también se pueden modificar y adaptar a cualquier tipo de evento.

#1. Fija los objetivos del evento.

Asegúrate de crear una meta, unos objetivos y unas estrategias antes de empezar con la organización. ¿Cuál es la misión del evento? ¿Qué objetivos me planteo? ¿Qué estrategia vamos a seguir?

Hay muchas clases de eventos culturales y con diferentes fines, las posibilidades pueden ser infinitas. Marcar un objetivo y una estrategia clara que nos ayude a conseguirlo será una parte fundamental del proceso inicial de organización. A partir de la definición de estos puntos podremos empezar a trabajar en los siguientes.

#2. Diseña un evento acorde.

Una vez tengamos claros los objetivos y estrategias del punto anterior podemos empezar a diseñar cómo queremos que sea este evento.

Trata de diseñar un evento en función del target al que desees llegar para captar su mayor interés, puedes incluir un ponente interesante, actividades de ocio al aire libre, interacción off-line y on-line, etc.

“Pregúntate cómo puedes hacer tu evento más útil para tu público objetivo.”

Trata de incluir elementos interactivos que fomenten la participación de los asistentes. ¿Quieres que en una conferencia los asistentes se limiten a escuchar? ¿Quieres que en una exposición el público se pase y ya está? ¿O prefieres que todos ellos vivan experiencias que vivan en su recuerdo?

En este sentido, los medios audiovisuales te pueden ayudar a encontrar un elemento diferenciador capaz de animar a los asistentes. A parte de ser unas herramientas fundamentales para transmitir el mensaje.

#3. Promociona tu evento.

Si ya tienes tu evento definido y claro, es el momento de darle la promoción que necesita para alcanzar a tu público objetivo.

Este aspecto dependerá mucho del presupuesto del que dispongas en tu evento cultural para anunciarlo en los diferentes medios. Hay agencias especializadas en publicidad que a través de la creatividad pueden crear campañas muy efectivas e innovadoras o bien utilizar los medios tradicionales.

En esta fase debemos volver a preguntarnos sobre cómo es nuestro evento. ¿Se trata de un evento internacional o de gran envergadura? ¿Es un evento privado y exclusivo? Los medios tanto tradicionales como los convencionales deberán adecuarse a nuestros objetivos y estrategias para llegar al público que deseamos. En este caso no nos importa la cantidad de usuarios sino la calidad de los mismos.

En definitiva, todos los aspectos del evento vendrán definidos por la regla número 1. Será en función de la meta podremos establecer un diseño acorde con el evento cultural y encontrar la forma más óptima de promocionarlo.

Las 3 reglas de oro para organizar un evento cultural
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